Adressbuch erstellen

Adressbuchdaten können von einer externen Quelle eingelesen werden. Sie könnten alternativ ein internes Adressbuch einlegen, siehe (Interne Adressbücher).Um ein Adressbuch, das externe Daten enthält, hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor.

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Adressbücher > Adressbuchimport.

Klicken auf die Schaltfläche Adressbuch erstellen. Wählen Sie anschließend den gewünschten Adressbuchtyp aus.

Mit einem Exchange Adressbuch ist es möglich, den Anwendern ihre Kontakte, die sie selber in Microsoft Outlook pflegen können, am Gerät verfügbar zu machen.

Feld Beschreibung
Adressbuch Beschreibender, beliebiger Name des Adressbuches, wird in der Listenansicht angezeigt.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des Exchange Servers.
Benutzer Geben Sie hier den Kontonamen an, mit welchem sich am Exchange-Server authentifiziert werden soll (Impersonation Rolle erforderlich).
Passwort Das Passwort des unter Benutzer angegebenen Benutzers zur Anmeldung am Exchange Server.
URL URL zum Exchange Server (z.B. https://exchange.company.com/EWS/Exchange.asmx).

Sie können das Adressbuch auch nur bestimmten Anwendergruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Anwendern zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Abteilungen die gewünschten Abteilungen aus der Liste aus (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender die gewünschten Anwender aus der Liste aus (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Anwender auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Sie können das Adressbuch auch nur an bestimmten Geräten oder durch Schlüsselworte definierten Gerätegruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Geräten zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Geräte die gewünschten Geräte aus der Liste aus (Sie können die Geräte auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Gerät auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Für ein Microsoft-Active-Directory-Adressbuch geben Sie die folgenden Daten an (die üblichen Attribute für die Felder oder Objektfilter sind bereits vorbelegt).

Feld Beschreibung
Adressbuch Beschreibender, beliebiger Name des Adressbuches, wird in der Listenansicht angezeigt.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des Exchange Servers.
Port Geben Sie den von Ihrem Verzeichnisdienst verwendeten TCP/IP Port an. Die Standardverbindung wird über den Port 389 aufgebaut. Verwenden Sie für die SSL-verschlüsselte Übertragung Port 686. Für die verschlüsselte Übertragung muss der Verzeichnisdienst entsprechend eingerichtet sein und die Option SSL-Verschlüsselung aktiviert sein.
Benutzer Geben Sie hier den Kontonamen an, mit welchem sich am Exchange-Server authentifiziert werden soll (Impersonation Rolle erforderlich).
Passwort Das Passwort des unter Benutzer angegebenen Benutzers zur Anmeldung am LDAP-Server.
Feld Beschreibung
Suchbasis Die Suchbasis ist der Einsprungpunkt in die Verzeichnisstruktur unter der die Adressen gesucht werden.
Objektfilter Mittels Filter können Sie beeinflussen, welche Datensätze aus dem Verzeichnis ausgelesen werden. Setzen Sie einen Filter, der nur für IQ4docs relevante Datensätze aus dem Verzeichnis ausliest, um so den Ressourcenverbrauch zu minimieren und die angezeigten Adressen am Gerät auf das Nötige zu reduzieren.
Beispiel: (&(objectCategory=person)(objectClass=user)) Dieser Filter wählt bei einem Microsoft Active Directory als Verzeichnisdienst ausschließlich Objekte aus, die eine Person sind und im Verzeichnis als Benutzer angelegt sind.

Geben Sie in diesem Bereich die Feldnamen im Verzeichnisdienst an, die für Angezeigter Name, Faxnummer und E-Mail verwendet werden sollen.

Feld Beschreibung
Angezeigter Name Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für den Anzeigenamen enthält (z.B. cn oder uid)
Faxnummer Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für die Faxnummer enthält (z.B. facsimileTelephoneNumber)
E-Mail Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für die E-Mail-Adresse enthält (z.B. mail)

Sie können das Adressbuch auch nur bestimmten Anwendergruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Anwendern zuordnen.

Wählen Sie unter Abteilungen die gewünschten Abteilungen aus der Liste aus (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender die gewünschten Anwender aus der Liste aus (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Anwender auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Sie können das Adressbuch auch nur an bestimmten Geräten oder durch Schlüsselworte definierten Gerätegruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Geräten zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Geräte die gewünschten Geräte aus der Liste aus (Sie können die Geräte auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Gerät auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Für ein Novell-Directory-Service-Adressbuch (z.B. auch OpenOffice) geben Sie die folgenden Daten an (die üblichen Attribute für die Felder oder Objektfilter sind bereits vorbelegt).

Feld Beschreibung
Adressbuch Beschreibender, beliebiger Name des Adressbuches, wird in der Listenansicht angezeigt.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des Exchange Servers.
Port Geben Sie den von Ihrem Verzeichnisdienst verwendeten TCP/IP Port an. Die Standardverbindung wird über den Port 389 aufgebaut. Verwenden Sie für die SSL-verschlüsselte Übertragung Port 686. Für die verschlüsselte Übertragung muss der Verzeichnisdienst entsprechend eingerichtet sein und die Option SSL-Verschlüsselung aktiviert sein.
Benutzer Geben Sie hier den Kontonamen an, mit welchem sich am Exchange-Server authentifiziert werden soll (Impersonation Rolle erforderlich).
Passwort Das Passwort des unter Benutzer angegebenen Benutzers zur Anmeldung am LDAP-Server.
Feld Beschreibung
Suchbasis Die Suchbasis ist der Einsprungpunkt in die Verzeichnisstruktur unter der die Adressen gesucht werden.
Objektfilter Mittels Filter können Sie beeinflussen, welche Datensätze aus dem Verzeichnis ausgelesen werden. Setzen Sie einen Filter, der nur für IQ4docs relevante Datensätze aus dem Verzeichnis ausliest, um so den Ressourcenverbrauch zu minimieren und die angezeigten Adressen am Gerät auf das Nötige zu reduzieren.
Beispiel: (&(objectCategory=person)(objectClass=user)) Dieser Filter wählt bei einem Microsoft Active Directory als Verzeichnisdienst ausschließlich Objekte aus, die eine Person sind und im Verzeichnis als Benutzer angelegt sind.

Geben Sie in diesem Bereich die Feldnamen im Verzeichnisdienst an, die für Angezeigter Name, Faxnummer und E-Mail verwendet werden sollen.

Feld Beschreibung
Angezeigter Name Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für den Anzeigenamen enthält (z.B. cn oder uid)
Faxnummer Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für die Faxnummer enthält (z.B. facsimileTelephoneNumber)
E-Mail Feldname im Verzeichnisdienst, der den Wert für die E-Mail-Adresse enthält (z.B. mail)

Sie können das Adressbuch auch nur bestimmten Anwendergruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Anwendern zuordnen.

Wählen Sie unter Abteilungen die gewünschten Abteilungen aus der Liste aus (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender die gewünschten Anwender aus der Liste aus (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Anwender auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Sie können das Adressbuch auch nur an bestimmten Geräten oder durch Schlüsselworte definierten Gerätegruppen verfügbar machen. Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Dieses Adressbuch allen Geräten zuordnen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Wählen Sie unter Geräte die gewünschten Geräte aus der Liste aus (Sie können die Geräte auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuordnung zum Gerät auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Schlüsselwörter ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.